Pracovníci recepce jsou obvykle prvním kontaktem pacienta s vaší kanceláří. Nejsou jen odpovědi na telefon nebo na pozdrav pacientů. Jsou také odpovědní za plánování schůzek a získávání demografických informací o pacientech. Potřebují být schopni držet krok s rychlým tempem lékařské ordinace a věnovat velkou pozornost detailům. Zde je 8 povinností zaměstnanců recepce.
1 -
Vítá a pozdravuje ...Recepce vítá a pozdravuje všechny pacienty a návštěvníky, osobně nebo přes telefon. Jak všichni ví, první dojmy jsou trvalé. První dojmy, které obdrží zákazníci o vaší lékařské praxi, jsou často z vašich zaměstnanců v kanceláři, což je rozhodující pro úspěch vaší organizace. Poskytování vysoce kvalitní péče a vynikající služby zákazníkům zabrání ztrátám příjmů pro zdravotnickou kancelář kvůli vysoké spokojenosti pacienta.
2 -
Odpovídá telefon ...při zachování slušného a konzistentního telefonního stylu pomocí správné telefonní etikety. Má dobré telefonní mravnosti je jednoduchý úkol. Chcete-li mít dobrý způsob chování, prostě znamená být profesionální a léčit ostatní způsobem, jakým chcete být léčeni, pokud jste byli volajícím. Je důležité, aby zaměstnanci zdravotnických kanceláří neustále nabízeli zdvořilý a konzistentní telefonní způsob. Když pacient zavolá, způsob, jakým personál recepce zpracovává telefonní hovor, určuje, jak je vaše zařízení vnímáno.
3 -
Udržuje oblast recepce ...čisté a organizované. Udržování zdravotní péče čisté není jen o tom, jak vypadá. Čistá lékařská kancelář je nezbytná pro udržení zaměstnanců a pacientů bezpečných a zdravých. Udržování lékařské ordinace bez zárodků je více než jen to, co je na povrchu; je to mít zdravé, sterilní prostředí, které zabraňuje infekčním chorobám.
4 -
Registruje nové pacienty ...a aktualizuje stávající demografické údaje o pacientech pomocí shromažďování podrobných informací o pacientovi, včetně osobních a finančních informací. Cyklus účtu pacienta pochází z počátečního zadání demografických informací o pacientech, které zahrnují demografii pacienta a informace o pojištění. Neplatná informace může zpoždění platby.
5 -
Zlepšuje tok pacientů ...tím, že oznamuje poskytovateli příchod pacientů, je si vědom průtahů a komunikuje s pacienty a klinickými pracovníky. Pokud pacienti vaší lékařské ordinace nejsou spokojeni s celým procesem, nemusí se vrátit zpět. Poskytování vysoce kvalitní péče a vynikající služby zákazníkům zabrání ztrátám příjmů pro zdravotnickou kancelář kvůli vysoké spokojenosti pacienta. Pacienti se velmi pravděpodobně budou i nadále vrátit, dokud budou spokojeni s celým procesem.
6 -
Reaguje na ...pacientů, potenciálních pacientů a dotazů návštěvníků zdvořile. Technika nazvaná "aktivní naslouchání" je užitečným nástrojem k zajištění toho, aby porozumění bylo dokončeno. V této technice posluchač přeformuluje informace, které slyšeli ve svých vlastních slovech. Pokud jsou tyto informace správné, výměna je dokončena, v tomto okamžiku může odesílatel informace opravit nedorozumění. Tato výměna trvá jen málo času a je účinným nástrojem pro vytváření odpovědnosti, protože všichni účastníci výměny vědí, že očekávání jsou jasná a srozumitelná.
7 -
Uchovává lékařskou kancelář ...dostatečně zásobovány předvídanými potřebami zásob, zadáním objednávek a monitorováním kancelářských zařízení.
8 -
Chrání důvěrnost pacienta ...tím, že zajistí, že chráněné informace o ochraně zdraví nebudou opouštěny PHI na běžném místě a odhlášení z počítače před opuštěním bez dozoru. Uchovávání důvěrnosti pacienta nejenom činí pacienty bezpečně se léčit ve vašem zdravotnickém zařízení, ale také zákonem. Každá organizace, která přistupuje k informacím o zdravotním stavu pacienta, je považována za subjekt, který je předmětem ochrany a je ze zákona povinen dodržovat ustanovení HIPAA nebo čelit občanským a / nebo trestním sankcím. Je nezbytné, aby lékařské záznamy zůstaly důvěrné a nemohly být dostupné osobám, které nemají řádné oprávnění. Zveřejnění informací o chráněných zdravotních informacích pacienta (PHI) bez jejich oprávnění se považuje za porušení pravidla ochrany osobních údajů.