5 Komponenty pro efektivní vnitřní kontroly

Zabraňte a odhalte pochybení zaměstnanců ve své zdravotní kanceláři

Interní kontroly jsou definovány jako proces, jehož cílem je odradit podvody, chránit zdroje společnosti a zajistit dodržování zákonů a předpisů. Interní kontroly jsou účinné pouze tehdy, jsou-li určeny specifickými potřebami zdravotnického ústavu, prováděny, sledovány a měřeny, aby se ujistil, že fungují podle plánu.

Lékařská kancelář musí přijmout proaktivní přístup k předcházení a odhalování zneužívání zaměstnanců tím, že má zavedenou politiku týkající se vnitřních kontrol. Prevence a odhalování hrají velmi důležitou roli v jakémkoli procesu vnitřní kontroly tím, že minimalizují určitou míru rizika.

1 -

Postupy při pronájmu

Přijímání nejlepších zaměstnanců zdravotnických pracovišť je účinným způsobem posílení procesu vnitřních kontrol. Zaměstnanci, kteří jsou kompetentní, důvěryhodní a spolehliví tím, že důkladně promítnou kandidáty, je prospěšný obchodní smysl. Kontroly na pozadí a kontrola odkazů jsou snadné způsoby, jak odstranit jakékoli špatné jablka a odradit určité lidi, aby se ucházeli o práci.

Ačkoli předchozí zaměstnavatelé nesmějí poskytovat jiné informace než pracovní status a způsobilost k rehire, můžete požádat žadatele, aby poskytli kontaktní informace pro předchozí dohlížející nebo spolupracovníky, aby získali podrobnější informace. Kontroly na pozadí, včetně kontrol kreditu, také poskytují podrobnosti o osobní historii žadatele.

Více

2 -

Oddělení povinností

Oddělující povinnosti brání tomu, aby jeden zaměstnanec nesl odpovědnost za více transakcí zahrnujících vyřizování finančních prostředků. Kdykoli má zaměstnanec pracovat s penězi, měla by existovat jedna osoba, která povoluje určité transakce, druhá osoba zodpovědná za zpracování a jiná osoba, která by měla sjednotit a uchovávat záznamy. To zajistí, že nikdo nemůže vykonávat úkol, který není detekován nebo přezkoumán jinou osobou.

Oddělení povinností ztěžuje ztrátu jakékoli částky peněz, ať už je to na úrovni recepce nebo na úrovni správního úřadu. Když zaměstnanci vědí, že každý proces je sledován a sledován, podporuje přesnost a čestnost při plnění úkolů.

3 -

Dokumentace

Každá finanční transakce by měla mít papírovou stopu. Dokumentace není jen praxí psaní nebo dokumentace akcí, ale také uchovávání kopií všech finančních záznamů, jako jsou faktury a platby. Zaměstnanci by měli být informováni, aby nikdy neprovedli transakci na základě ústní žádosti.

Platná dokumentace obsahuje oficiální formuláře zdravotnické kanceláře, hlavičkový papír nebo faktury a je-li to nutné, musí být schválena podpisem. Kontroly by měly mít vždy fakturu, stejně jako náhrady, převody peněz nebo platební příspěvky. Peněžní prostředky by měly být přijímány, nikdy předány pouze tehdy, pokud se nepodaří vrátit pacientovi změnu. Sladění hotovosti by mělo být také zdokumentováno na začátku a na konci každé směny.

4 -

Fyzické a elektronické záruky

Použití trezorů, poplašných systémů, kamer a zámků může pomoci lékařské kanceláři při ochraně dat, inventáře, majetku a peněz.

1. Uchovávejte všechny pokladní boxy, šeky a potvrzovací knihy uzamčené v trezoru s omezeným přístupem pracovníky zdravotnických kanceláří. Kombinace by měly být pravidelně měněny.

2. Nastavte poplachové systémy po hodinách a neoperačních dnech.

3. Kamery mohou být umístěny u každého vchodu a výstupu, na recepci a zaměřeny na trezor.

4. Držte dveře do zásobní místnosti a / nebo lékárny vždy uzamčené a povolte přístup pouze do určitých oblastí.

Elektronické záruky zahrnují použití hesel a omezení přístupu pouze k oprávněným osobám.

5 -

Monitorovací operace

Jakýkoli proces interní kontroly by byl neúplný bez způsobu sledování operací. Monitorování vnitřních kontrol zahrnuje přezkoumání denních operací, aby se zajistilo správné fungování procesů.

1. Sladění hotovosti

2. Audit účtů nebo grafů

3. Ověření porovnáním zpráv

4. Pravidelné kontroly inventáře

Důležitá pozornost je věnována všem procesům, avšak především manažer zdravotnické kanceláře musí:

1. Stanovte pravidla a cíle

2. Komunikujte je všem zaměstnancům

3. Pravidelně poskytujte zpětnou vazbu