5 Důležité funkce na recepci

Na recepci lékařské ordinace může být velmi rušné místo. Personál recepce je nezbytný pro hladký chod lékařské ordinace. Personál recepce se obvykle skládá z recepčních a / nebo lékařských asistentů a podle velikosti lékařské ordinace může být jedna osoba obě. Klinické povinnosti stranou, recepce je zodpovědná za pět administrativních povinností:

1. Pozdravující pacienti
2. Přijímání a správa telefonu
3. Plánování událostí
4. Interofisková komunikace
5. Externí korespondence

1 -

Pozdrav Pacienti

Přivítání pacientů není jen o tom, co říkáte, ale také o tom, jak se s pacienty setkáváte. Recepce je zodpovědná za to, aby se pacienti cítili vítáni.

Recepce je prvním dojmem, který pacient dostává při volání nebo návštěvě lékařské praxe. Je důležité, aby recepce poskytovala výjimečné služby zákazníkům a byla pozitivní reprezentací lékařské praxe.

Zde jsou další způsoby, jak pozdravit pacienty:

• Odpovídá telefonu při zachování slušného a důsledného používání správné telefonní etikety
• Zajišťuje čistý a organizovaný prostor pro příjem
• Registruje nové pacienty a aktualizuje stávající demografické údaje pacientů tím, že shromažďuje podrobné informace o pacientech, včetně osobních a finančních informací
• Usnadňuje tok pacientů tím, že oznamuje poskytovateli příchod pacientů, uvědomuje si zpoždění a komunikuje s pacienty a klinickými pracovníky
• Odpovídá pacientům, potenciálním pacientům a dotazům návštěvníků zdvořile

2 -

Správa telefonu

Zatímco odpovídáním na telefon zdvořile a důsledně je součástí pozdravů pacientů, není to jediná povinnost recepce na telefonní zodpovědnosti. Na recepci je zodpovědnost přijímat všechny příchozí hovory a také umístit odchozí hovory v případě potřeby.

• Příchozí hovory: Příchozí hovory se skládají z volání pacienta, telemarketerů, farmaceutických zástupců, dalších lékařů a dalších. Při správě telefonů pomocí těchto komunikačních dovedností musí recepční používat správnou telefonní etiketu: být aktivní posluchači, mít dobré telefonní mravnosti, volat obrazovky, používat takt, klást otázky a zachovávat důvěrnost.
• Odchozí hovory: Někdy může být na recepci třeba umístit odchozí hovory, abyste mohli diskutovat o schůzce s pacientem, provést mimo schůzky nebo doporučení nebo objednávat spotřební materiál. Jako zástupce lékařské ordinace je stejně důležité používat správnou telefonní etiketu.

3 -

Plánování schůzek

Efektivní plánování je nezbytné pro vynikající zkušenosti pacienta a plynulý tok pacienta. Většina lékařských úřadů využívá plánovací software, který umožňuje jednoduché a snadné plánování schůzek. Recepce však musí být schopna vyplnit storna nebo nekontrolovat a stát se efektivní při sdělování změn v rozvrhu pacientům a lékařům.

4 -

Interofisková komunikace

Recepce zdravotnické kanceláře je jako komunikační středisko. Většina interoffic komunikace prochází přes recepci, obzvláště když to zahrnuje nějaké administrativní úkoly související s pacientem.

Aby bylo možné co nejúčinněji komunikovat, je rozhodující jasná a stručná informace. Nezáleží na tom, zda se jedná o memo, písemnou komunikaci, vnitřní kancelářskou e-mailovou zprávu, jednu interakci nebo skupinu, je důležité držet se tématu po ruce, a nikoliv nejedovat.

Některé základní dovednosti potřebné pro efektivní komunikaci mezi uživateli zahrnují:

• Telefonní etiketa
• Služby zákazníkům
• Základní slovní a excelovní programy
• Organizace času
• Organizační dovednosti

5 -

Externí komunikace

Externí komunikace zahrnuje potenciální komunikaci s dodavateli, jinými lékaři, pojišťovnami a dalšími podniky. To může vyžadovat odchozí telefonní hovory, psaní odborných dopisů, faxování a zasílání dopisů.

Znalost kancelářských postupů obvykle získaných z certifikátu nebo titulu Associates v obchodním programu včetně administrativních procesů a postupů, zpracování nároků, příprava pacientských grafů a základní počítačové dovednosti. Základní dovednosti správního asistenta a schopnost adekvátně provozovat kancelářské vybavení jsou důležité pro úspěch kanceláře.