Pokyny pro netiketu e-mailu

Elektronická komunikace je v dnešní době stále oblíbenější než telefonní hovory, zásilky "hlemýžď" a dokonce i v některých případech osobní schůzky. V jakémkoli profesním prostředí včetně zdravotnické kanceláře je důležité při zasílání e-mailů spolupracovníkům, pacientům, lékařům, nemocnicím, prodejcům nebo jiným odborníkům zvážit několik věcí.

Lidé tráví velkou část svého otvírání a čtení e-mailů.

Cenný čas by neměl být zbytečný na neúčinné a nedůležité e-maily. Stejná profesionalita, kterou byste použili v telefonu, poštovní korespondenci nebo osobně, by měla být také uvedena v e-mailu. Vždy si pamatujte, že e-mail je forma komunikace a způsob, jakým přijímač interpretuje zprávu, je jediný, na čem záleží.

Před vytvořením a odesláním e-mailu si položte několik otázek.

Etiketa e-mailu Pravidlo č. 1

Před stisknutím tlačítka SEND přemýšlejte o obsahu vaší zprávy. Ujistěte se, že e-mail je vhodnou formou komunikace pro vaši zprávu namísto telefonního hovoru nebo schůzky. Mějte na paměti, že obsah by měl odrážet obraz a úroveň odbornosti, kterou očekává váš lékařský úřad.

Neposílejte, neodpovídejte ani nereagujte na žádný e-mail, který obsahuje obscénní, urážlivé, pomlouvačné, hanlivé, rasistické nebo sexuální povahy. Sankce mohou být pro vás a zdravotní úřad vážné.

Etiketa e-mailu Pravidlo č. 2

Používejte správnou gramatiku, interpunkci a pravopis. Vaše zpráva je opět odrazem Vaší lékařské kanceláře.

Ujistěte se také, že zpráva zůstane stručná a použijte správné rozvržení zprávy, které usnadňuje čtení. Zkopírujte svůj e-mail dříve, než narazíte na SEND .

NEPOUŽÍVEJTE VŠECHNY CAPS, protože je to považováno za křičící nebo křičící v online světě. Použijte tučnou nebo kurzívou pro zdůraznění slova nebo fráze. Také se vyvarujte použití extrémně fantazijních nebo podivných písem, protože to ztěžuje čtení e-mailu.

E-mailová pravidla Pravidlo č. 3

Ujistěte se, že e-mail je odeslán příslušnému příjemci. Informace v lékařské kanceláři, zejména v souvislosti s informacemi o pacientech, by měly být sdíleny pouze na základě znalostí. Domníváme se také, že lidé mohou považovat za nerelevantní informace jako "nevyžádanou poštu".

Nejednávejte o osobních a důvěrných informacích nebo o souboru pacientů v e-mailu. Použijte čísla pacientských účtů nebo čísla lékařských záznamů, abyste někoho radili, aby si účet prohlédl. Vaše informace by měly být uvedeny tam.

Etiketa e-mailu Pravidlo č. 4

Odpovězte na profesionální e-maily do 24 hodin, pokud je to možné. Pokud vám to nedává dostatek času, odpovězte alespoň na to, že jste obdrželi e-mail a obrátíte se na ně co nejdříve.

Neodpovídejte na nevyžádanou poštu ani na žádosti o odběr / odhlášení.

Tím se vygeneruje pouze více spamů, které zaplavují váš obchodní e-mail.

Etiketa e-mailu Pravidlo č. 5

Udržujte emoce z e-mailů. Buďte zdvořilí a profesionální. Vědět, s kým můžete být neformální, po uplynutí dostatečného času na vybudování tohoto typu vztahu.

Neříkejte nic v e-mailu, který byste mohl později litovat. Buďte opatrní při odesílání nebo reakci na e-mail s hněvem. Nikdy neprovádějte osobní poznámky o jiné osobě, nepředstavujte si připomínky, které by někým urážli nebo něco, co byste osobně neřekli.

Etiketa e-mailu Pravidlo č. 6

Udržujte humor, vtipy a ironii na minimu. Záměry jsou často "ztraceny v překladu" v e-mailech a lidé nemusí mít vždy vtip.

Přemýšlejte o tom z pohledu příjemce.

Neposílejte , dopředu ani neodpovězujte na řetězová písmena. Je to neprofesionální chování a někteří lidé to považují za nevyžádanou poštu. Nezapomeňte, že jakýkoli obsah, který pošlete, by měl odrážet obraz a úroveň odbornosti, kterou očekáváte od lékařské ordinace.