Bezpečně zlikvidujte papír a elektroniku PHI
Existuje několik způsobů, jak správně zlikvidovat chráněné zdravotní informace. Správná likvidace chráněných zdravotních informací (PHI) a jiných důvěrných informací, ať už v papírové nebo elektronické podobě, je požadavkem HIPAA. Jakékoli zařízení definované HIPAA jako krytá entita nese odpovědnost za zajištění soukromí a bezpečnosti informací pacienta a zachování důvěrnosti jejich PHI.
Existuje celá řada řešení, která může vaše zdravotnická kancelář zřídit, aby mohla řádně zlikvidovat PHI, když informace již nejsou potřebné.
Správné odstraňování papíru PHI
Papír PHI by nikdy neměl být vyhazován do běžného odpadu. Umístění PHI do odpadkových košů nebo na skládky není bezpečným způsobem likvidace PHI. Koše a odpadky jsou přístupné veřejnosti a není možné chránit dokumenty před jejich získáním a jejich obsahem. Společnosti byly uloženy pokuty za nezákonné vyřazení PHI do skládky, které obsahovaly jména pacientů, data narození, čísla sociálního zabezpečení a další chráněné zdravotní informace.
Předtím, než může být PHI vyhozeno, mělo by být znemožněno skartaci nebo spálení. Nejjistějším způsobem je, že najmete renomovanou firmu, která by zničila záznamy. Pomozte svým zaměstnancům dodržovat tyto postupy:
- Umístěte malé nádoby na každou pracovní stanici jasně označené jako "PHI PRO JEDNOTLIVÉ LIKVIDACE POUZE - NESTRUJTE". Tím zabráníte náhodnému ukončení informací v koši.
- Ujistěte se, že monitorujete jak bezpečné, tak nezabezpečené oblasti, kde jsou odpadky odstraněny jako preventivní opatření pro jakékoli PHI, které by pacient mohl vyhodit. Například v čekárně a v toaletách.
- Mějte na paměti, že některé informace mohou vyžadovat další ochranu, jako jsou čísla sociálního zabezpečení, diagnostika pacientů a čísla kreditních karet.
- Zajistěte, aby všechny papírové dokumenty byly umístěny do koše, ať už je na něm PHI nebo nikoliv, aby nedošlo k záměně.
- Proveďte náhodné kontroly, abyste se ujistili, že všichni vyhovují.
Správná likvidace elektronického PHI
Elektronické PHI je méně pravděpodobné, že bude vyžadovat likvidaci. Pokud však vaše kancelář používá jakýkoli typ vyměnitelných nebo přenosných elektronických médií, jako jsou diskety, disky CD nebo flash disky, nezapomeňte vymazat, odstranit nebo přeformátovat jakékoli informace, které již nepotřebujete. Nejlepším způsobem je zabránit použití, kdykoli je to možné.
V případě, že je nutné zlikvidovat elektronické PHI, použijte k vymazání citlivých dat čirý software nebo hardware s nesenzibilními daty. Mezi další možnosti patří čištění, které vyžaduje značné magnetické pole k zničení dat nebo zničení zařízení pomocí metod, jako je spalování, skartování a tavení. Společnosti, které poskytují bezpečný odběr PHI, mohou také poskytovat bezpečnou elektronickou likvidaci PHI.
Nezapomeňte odstranit informace z pevného disku počítačů, které se již nepoužívají nebo se neprodávají tak, aby zabránily jejich obnovení. Zůstaňte v souladu s dodržováním předpisů HIPAA, abyste se ujistili, že dodržujete nejnovější směrnice.